Obowiązujące Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych mówi m.in., że do wyrobu pieczęci urzędowych gmin, związków komunalnych i sejmików samorządowych zawierających herb gminy lub województwa są upoważnione wyspecjalizowane podmioty gospodarcze inne niż Mennica Państwowa.
 
Zamawianie pieczęci urzędowych może być dokonane tylko na piśmie. Pismo zamawiające powinno być podpisane przez kierownika zamawiającej jednostki organizacyjnej lub pracownika przez niego wyznaczonego i wskazywać osobę upoważnioną do odbioru wykonanej pieczęci.
Pieczęcie, które nie mogą być używane z jakiegokolwiek powodu, w szczególności z powodu ich zużycia lub uszkodzenia, zniesienia jednostki organizacyjnej lub zmiany przepisów uprawniających do używania pieczęci urzędowych, należy przekazać niezwłocznie do Mennicy Państwowej lub do wyspecjalizowanego podmiotu gospodarczego upoważnionego do wyrobu pieczęci.
Pieczęci urzędowe mają być przechowywane w żelaznych szafkach lub w kasetkach, a podczas urzędowania powinny one znajdować się w miejscu dostępnym tylko dla pracownika odpowiedzialnego za pieczęć.
O utracie pieczęci urzędowej jednostka organizacyjna jest obowiązana zawiadomić niezwłocznie swoją jednostkę bezpośrednio przełożoną oraz Policję lub Prokuraturę z podaniem okoliczności utraty pieczęci i wskazaniem osoby, która dopuściła się jej utraty.
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19550470316/U/D19550316Lj.pdf

 

 

W Urzędzie Gminy i Miasta w Goleniowie nie ma dokumentu rozwiązującego i porządkujacego kwestie pieczęci i pieczątek. Istnieje tylko książka pieczęci służbowych (zdjęcie w załaczeniu), za którą odpowiedzialny jest kierowca Urzędu (takie przynajmniej stanowisko jest uwidocznione na stronie Gminy. http://www.goleniow.pl/samorzad/urzad-gminy-i-miasta/dane-teleadresowe/item/2290-wydzia%C5%82-administracji-i-spraw-spo%C5%82ecznych-was ).
Domniemywać należy, że nie zawsze pieczątki są prawidłowo przechowywane, szczególnie kiedy taką pieczęć zobaczymy na piśmie podpisanym przez urzędnika, który przebywa właśnie na urlopie bezpłatnym.
Gdzie są przekazywane i niszczone zużyte, zepsute, nieaktualne pieczęcie i pieczątki? Nie ma dokumentu rozwiązującego i porządkującego kwestie pieczęci i pieczątek.

(red.)